Gestion des documents
Prenez le contrôle de vos documents
Rien ne nuit plus à la productivité que des collaborateurs incapables de trouver les documents qu’ils recherchent. Malheureusement, dans le monde numérique d’aujourd’hui, ceci est monnaie courante. Les documents sont souvent créés et stockés dans de nombreux environnements : papier, ordinateurs portables, clés USB, e-mail, Cloud... la liste est longue.
Sans un système de gestion documentaire pour suivre tout cela (et le volume de papier augmente et change chaque jour), il est facile pour les organisations de perdre le fil : la sécurité des données est en danger, les collaborateurs se sentent frustrés et il y a un sentiment général de désorganisation.
Heureusement, les logiciel de gestion documentaire sont là pour sauver la situation.
Comment cela fonctionne-t-il ?
Les systèmes de gestion documentaire pour les PME et les PMI vous redonnent le pouvoir, en vous aidant à contrôler vos documents tout en réduisant votre dépendance au papier.
La gestion documentaire simplifie vos flux de travail, qu'il s'agisse d'un fichier informatique ou d'un document téléchargé depuis votre imprimante tout-en-un. Vous pouvez numériser, stocker, gérer, partager, imprimer et récupérer tous vos documents professionnels en toute sécurité.
Et bien plus encore...
Les solutions de gestion documentaire vont au-delà de la simple localisation et du stockage des documents. Comme leur nom l’indique, ils vous offrent des capacités de gestion documentaire inégalées.
- Transparence et contrôle : Vous décidez quels collaborateurs ont accès à quels documents, en fonction de la nature sensible des documents et du niveau d’autorisation de vos collaborateurs.
- Productivité: Les utilisateurs autorisés peuvent accéder à tout ce dont ils ont besoin et à tout moment, quel que soit l’appareil à partir duquel ils travaillent.
- Contrôle de version: Un système de gestion documentaire garantit que les collaborateurs travaillent à partir de la dernière version d’un document, avec la possibilité de revenir en arrière, à une version antérieure, si nécessaire.
- Collaboration: Grâce à la numérisation des documents, plusieurs membres de l’équipe peuvent partager et consulter le même document et collaborer en temps réel à partir de différents appareils. Cela est essentiel pour faciliter la collaboration dans le monde du travail à distance, où les membres de l’équipe ne se trouvent pas toujours dans le même immeuble de bureaux.
Quels sont les avantages ?
Les logiciels de gestion de documents présentent de nombreux avantages pour les entreprises de toutes tailles, notamment :
Amélioration de la sécurité et de la conformité des documents
En sachant où se trouvent vos documents - et les données qu’ils contiennent - vous réduisez la probabilité d’une perte accidentelle de données. La gestion documentaire vous permet également de contrôler qui a accès à vos documents.
Productivité améliorée
L’uniformisation des documents permet aux collaborateurs de trouver ce dont ils ont besoin, de collaborer entre eux et d’accomplir leur travail plus facilement.
Coûts réduits
Le logiciel réduit le besoin d’impression en numérisant les documents électroniques en ligne. Cela peut contribuer à réduire les coûts, ainsi qu’à améliorer l’efficacité.
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