Dématérialisation des documents
Numérisez vos documents en toute simplicité
La dématérialisation des documents (processus de numérisation ou de capture d'un document papier afin de le sauvegarder sous une forme numérique) est aujourd'hui l'objectif de toute organisation. Il peut être question de convertir d'archives papier en documents numériques ou de capturer des documents papier récemment reçus et de les intégrer à votre flux documentaire qui lui, est 100% numérique. Dans les deux cas, un multifonction et un logiciel de capture des documents sont nécessaires pour assurer des flux de documents réguliers et fluides.
Si des imprimantes ou des multifonctions équipés de scanners intégrés sont nécessaires pour numériser des documents, un logiciel de dématérialisation des documents est également indispensable. Il garantit que vos documents sont stockés, partagés et gérés de manière sûre et efficace - et intégrés à vos flux de travail.
De plain-pied dans l’ère du numérique
Qu'il s'agisse de numériser des factures ou d'automatiser vos services de courrier numériques, passer du papier au numérique peut être une tâche longue et fastidieuse. Les documents doivent être numérisés, nommés, classés, indexés, partagés et stockés - la liste est longue. Mais avec un logiciel de dématérialisation des documents, vous pouvez automatiser l'ensemble du processus, ce qui permet de gagner du temps et de l'argent.
En permettant la capture de documents qui sont par la suite entièrement traçables, facilement consultables et efficacement distribués, vous bénéficiez d'un processus de traitement documentaire qui réduit le temps perdu en tâches manuelles et stimule la productivité.
De plus, en créant un suivi complet de vérification de chaque document capturé avec une imprimante multifonctions, le logiciel de capture des documents permet à votre organisation de créer un suivi de vérification parfaitement conforme.
Indexation automatique et analyse du contenu
Quel que soit le niveau « high-tech » de votre entreprise, l’erreur humaine est toujours possible. Le logiciel de dématérialisation des documents est là pour éviter que les erreurs ne se transforment en problèmes majeurs. Si un document disparaît, vous saurez exactement où le retrouver.
En numérisant les métadonnées et le contenu des documents, le logiciel de dématérialisation des documents indexe de manière intelligente vos documents pour une récupération rapide. Et grâce aux options de routage, vous pouvez envoyer vos documents numériques à l’endroit précis où ils sont nécessaires. Grâce à la numérisation des factures et à la capture des données, même les documents sensibles peuvent être envoyés aux équipes qui en ont le plus besoin - et enregistrés en toute sécurité sous forme de fichiers PDF protégés par un mot de passe.
Conçu pour vos équipements
Ce ne sont pas seulement certains services qui peuvent bénéficier de la dématérialisation des documents : le bureau complet peut être inclus dans vos flux de travail.
De plus, grâce à un moyen fiable de réaliser et de partager des numérisations de haute qualité, vous pouvez réduire l’utilisation du papier pour réaliser des économies et favoriser le développement durable.
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