Flux de documents
Rationaliser les tâches professionnelles répétitives
De nombreuses tâches professionnelles sont extrêmement répétitives : feuilles de présence, approbation des paies, factures - la liste est longue. Pour vos collaborateurs, ces tâches peuvent être banales et cependant prendre un temps précieux.
Une solution de flux de documents permet à vos collaborateurs de récupérer du temps et de se concentrer davantage sur les tâches importantes.
Une solution de flux de documents vous aide à automatiser vos processus métier, depuis les procédures financières jusqu’aux flux RH, vous permettant ainsi de passer de tâches répétitives avec beaucoup de papier à des opérations numériques.
Donnez à vos employés les moyens de récupérer leur temps, afin qu'ils puissent se concentrer sur les tâches qui comptent.
Comment cela fonctionne-t-il ?
Les solutions de flux de processus métier et de gestion documentaire fonctionnent ensemble pour simplifier les processus métier. Ils créent un processus numérique étape par étape qui aide vos collaborateurs à créer, suivre, modifier, stocker et gérer les documents courants.
Les solutions de flux de documents de ce type sont incroyablement puissants, mais ils ne sont pas réservés aux grandes entreprises. Les entreprises de toutes tailles peuvent profiter de leurs nombreux avantages, ainsi :
- Réduction des erreurs humaines - L’automatisation des flux de processus peut réduire le nombre d’erreurs commises et libère vos collaborateurs d’une certaine pression.
- Accélération des processus - Les ordinateurs peuvent lire plus rapidement que les humains ; le classement et l’envoi automatiques permettent de gagner du temps.
- Signatures et approbations numériques - Les flux d’approbation des documents peuvent acheminer automatiquement les documents vers la personne appropriée, quel que soit son lieu de travail, ce qui permet de réaliser des gains d’efficacité considérables.
- Réduction des coûts - En réduisant le recours au traitement sur papier, vous économisez sur les coûts d’impression et sur les consommables.
- Renforcement de la transparence et de la responsabilité - Les flux de travail numériques s’accompagnent de plus de données, permettant ainsi de garantir plus facilement la transparence au sein de votre organisation.
- Renforcement des capacités de reprise après sinistre - Grâce à la numérisation, vous disposez à présent d’une sauvegarde numérique de vos documents, le stockage dans le Cloud offrant une protection et une flexibilité encore plus grandes.
Flux de documents en action
Les solutions de flux de documents peuvent contribuer à la productivité, à la visibilité et au contrôle
Améliorez votre productivité
En exploitant la puissance de l’automatisation du flux de documents, ces solutions apportent de la proactivité à votre flux de travail. Par exemple, si une personne oublie d’intervenir sur un document, la solution intelligente lui rappellera que son attention est requise.
Renforcez la visibilité
Qu’il s’agisse d’un document papier ou numérique, la fonction de capture des documents permet aux collaborateurs de numériser rapidement et simplement un document et de l’envoyer à la bonne personne, en toute sécurité.
Vous pouvez également vous connecter directement à vos multifonctions, ce qui permet à vos collaborateurs de distribuer des informations en toute simplicité, tout en vous permettant de savoir exactement où vont vos données.
Réduisez les coûts
Les fichiers étant stockés sous forme électronique, les flux de processus métier contribuent également à réduire votre dépendance à l’égard des imprimantes et des documents papier.
Associé à une solution de gestion des documents et des impressions, ce système réduit les coûts d’impression et de copie, vous permettant ainsi de gérer plus efficacement vos imprimantes et vos fournitures et de promouvoir davantage le développement durable.
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