Solutions de gestion documentaire
Prenez le contrôle de vos données
Une information n’est utile que si vous pouvez y accéder en toute sécurité, lorsque vous en avez besoin. C’est là tout l’enjeu de la gestion documentaire, ou gestion électronique des documents (GED). Il s’agit des systèmes et processus utilisés pour capturer numériquement, stocker, gérer, suivre et récupérer des documents de manière aussi rapide et efficace que possible.
Ce concept n’est pas nouveau. Il existe des systèmes de gestion documentaire depuis de nombreuses années. Cependant, au vu des grandes quantités d’informations créées quotidiennement, quelque 2,5 quintillions d’octets par jour en 2020*, et de la nécessité d’accéder aux informations dans un environnement de travail hybride, la gestion documentaire n’a jamais été aussi importante.
Chaque jour, les entreprises créent des contrats, des factures, des propositions et de nombreux autres documents aux formats numérique et papier. Tous sont essentiels à leur bon fonctionnement. Pourtant, beaucoup de ces informations peuvent être oubliées dans des systèmes personnels, dans des armoires de rangement ou dans des « silos de données » de différents services, de sorte qu’il peut s’avérer difficile d’y accéder et qu’une grande partie de leur valeur est perdue.
* Étude « 2020 Data Never Sleeps 8.0 » de Domo, Inc.
Des solutions efficaces de gestion des documents vous permettront de :
- Capturer et organiser vos documents – Toute information provenant d’une source, telle qu’une boîte e-mail, un multifonction, une imprimante classique ou un système bureautique, peut être capturée numériquement, classée et stockée en toute sécurité.
- Contrôler l’accès et accroître la transparence – Des règles peuvent être appliquées pour garantir que seules les personnes autorisées aient accès aux bonnes informations au bon moment.
- Accroître et rationaliser la collaboration – Un même document peut être partagé et consulté par tous, dans sa version la plus récente et la plus à jour.
- Maintenir une infrastructure documentaire cohérente – Ainsi, les informations peuvent être partagées avec d’autres systèmes, tels que les applications ERP, CRM et financières.
- Gérer les informations de manière plus sécurisée – Les documents peuvent être contrôlés de manière centralisée et protégés contre tout accès non autorisé.
- Garantir la conformité – Les journaux d’audit et les outils de signature numérique contribuent à garantir la conformité réglementaire.
Transformer les documents en décisions
Dans le cadre du portefeuille de gestion des documents et des impressions de Sharp, nos solutions de flux de travail aident tous les acteurs de l’entreprise à améliorer leur efficacité en rationalisant les tâches manuelles et répétitives. Elles vous permettent de capturer des documents et de lancer un flux de travail pour les envoyer directement et en toute sécurité à la personne, l’application ou au service qui en a besoin.
Dans le cloud ou sur vos propres serveurs, nos logiciels de gestion documentaire mettent également les informations critiques pour l’entreprise à la disposition des employés autorisés, à tout moment, en tout lieu, depuis presque tous les équipements, y compris les smartphones et les tablettes.
* Étude « 2020 Data Never Sleeps 8.0 » de Domo, Inc.
Améliorer la productivité et maîtriser les coûts
En vous permettant de capturer numériquement, de stocker et de partager en toute sécurité la majeure partie de vos informations, nos solutions sécurisées de gestion documentaire et de flux de travail contribuent à :
- Travailler plus efficacement - en rationalisant les processus de l’entreprise, en réduisant les erreurs et en permettant un accès rapide aux documents.
- Réduire les coûts - en accomplissant les tâches plus rapidement, en réduisant la quantité d’impressions et en minimisant l’espace d’archivage papier.
- Améliorer les processus d’audit et de conformité - avec une traçabilité claire et une récupération plus rapide de tous les documents pertinents.
- Renforcer la sécurité des documents - en veillant à ce que seul le personnel autorisé ait accès aux informations.
- Débloquer de nouvelles perspectives et opportunités de revenus - avec un partage et une consolidation plus efficaces des données.
- Offrir une meilleure expérience utilisateur - grâce à la récupération rapide des informations pertinentes lors du traitement des demandes de renseignements.
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